Revitalisasi Kesekretariatan sebagai Pilar Administrasi yang Efektif dan Efisien

 

Dalam rangka meningkatkan kualitas pengelolaan administrasi organisasi, UKM Research and Dedication (Reaction) Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Maritim Raja Ali Haji mengadakan kegiatan Upgrading Kesekretariatan dengan mengungsung tema "Revitalisasi Kesekretariatan sebagai Pilar Administrasi yang Efektif dan Efisien" telah berhasil terlaksana pada tanggal 7 Maret 2026 yang bertempat di ruang SCR 6 Gedung Gurindam B.

Materi dalam kegiatan ini disampaikan oleh Widya Putri selaku Demisioner UKM Research and Dedication (Reaction) periode 2024/2025 yang sebelumnya menjabat sebagai Sekretaris Umum. Sebagai pemateri, beliau berbagi pengalaman serta pengetahuan terkait pada pembahasan mengenai peran kesekretariatan dan tugas sekretaris, serta bagaimana proses tata kelola surat-menyurat di dalam organisasi. Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman yang lebih mendalam kepada pengurus dan anggota mengenai pentingnya administrasi yang tertib, sistematis, dan sesuai dengan standar organisasi.

Tidak hanya membahas mengenai teori, pemateri juga memberikan contoh langsung mengenai format surat yang biasa digunakan dalam organisasi serta cara menyusun nomor surat yang sistematis. Seringkali penulisan bagian-bagian penting dalam surat seperti kop surat, nomor surat, perihal, lampiran, isi surat, hingga tanda tangan pejabat yang berwenang sering terdapat kesalahan dalam kepenulisannya, maka dari itu pentingnya para pengurus maupun anggota dapat memahami secara langsung bagaimana proses penulisan surat resmi yang rapi, jelas, dan sesuai dengan standar administrasi organisasi. 

Melalui kegiatan upgrading ini juga terdapat ruang diskusi antara pemateri dan para peserta, dalam sesi diskusi tersebut para peserta juga menyampaikan berbagai pertanyaan maupun kendala yang sering dihadapi dalam pengelolaan administrasi organisasi. Terdapatnya diskusi dua arah yang berlangsung menjadi harapan bagi para pengurus dan anggota dapat memperoleh solusi serta pemahaman yang lebih komprehensif terkait sistem kesekretariatan.

Diharapkan kegiatan ini dapat menjadi pembelajaran bagi Kepengurusan REACTION Periode 2026 mengenai surat - menyurat dan administrasi penting lainnya. Administrasi yang efektif dan efisien tidak bisa diwujudkan jika hanya dipahami saja, tetapi juga diperlukannya kontribusi dan impelementasi nyata dengan memanfaat pengetahuan dan sumber daya yang dimiliki, demi menciptakan REACTION semakin terampil di bidang kepenulisan dan pengelolaan administrasi. 

Penulis: Nurhanida Fianti dan Facita Siti Mahfuzizia_LITBANG